Uzaktan Retrospektif Nasıl Kolaylaştırılır?

Giriş

Uzaktan çalışmanın en büyük handikapı şudur: aynı odada olmadığınız için “enerjiyi” yönetmek zorlaşır. Ofiste, birinin yüz ifadesinden gerilimi anlarsın; konuşma uzayınca insanlar zaten göz göze gelip toparlanır; sessizlik olduğunda bile o sessizlik bir şey söyler. Remote’ta ise sessizlik çoğu zaman sadece “kimse konuşmak istemiyor” değil, “kimse nereden başlayacağını bilmiyor” anlamına gelir. Bir de üstüne Slack bildirimleri, e-posta, açık sekmeler… Odak kayması çok daha hızlı olur.

Bu yüzden uzaktan retrospektif kolaylaştırmanın sırrı, “çok teknik olmak” değil; ritmi doğru kurmak ve konuşmayı aksiyona bağlamak. Aşağıdaki adımlar, remote ekiplerde defalarca denenmiş, sahada işe yarayan pratiklerdir. Abartılı yöntemlere gerek yok; birkaç doğru hamleyle uzaktan retro, yüz yüze retro kadar etkili hale gelir.

Remote retro neden daha çabuk dağılır?

Kısa bir gerçeklik: Remote’ta insanlar konuşmayı aynı anda başlatamaz. Yüz yüze ortamda “araya girme” daha doğal akar. Uzaktan toplantıda ise biri konuşurken diğerinin sesi kesilir, insanlar “ya bölmeyeyim” diye susar. Bu da iki uç yaratır: ya iki kişi konuşur, herkes izler; ya da kimse konuşmaz ve toplantı “hadi kapatalım”a bağlanır.

Bir diğer sorun, remote’ta retro’nun çok kolay “status”a kaymasıdır. Çünkü ekranda board açık, Jira açık; ekip refleks olarak “şu ticket ne oldu?”ya döner. Halbuki retro, “nasıl çalıştık” ve “ne deneyeceğiz” toplantısıdır.

Bu sorunları çözmenin yolu, toplantıyı daha sıkı tasarlamaktan geçer.

Öncesinde: Remote retro’nun yarısı hazırlıktır

1) İki cümlelik bağlam paylaş

Toplantı başlamadan önce (hatta mümkünse davette) iki cümlelik bir bağlam yazın. Bu, ekibi aynı sayfaya getirir ve “nereden başlayacağız?” boşluğunu azaltır.

Örnek: “Bu Sprint’te plan dışı işler arttı ve Sprint hedefi kaydı. Bugün amacımız, bunun nedenini bulup bir sonraki Sprint’te bunu azaltacak tek bir deneyi seçmek.”

İnsanlar toplantıya “konu belli” hissiyle girer. Remote’ta bu altın değerindedir.

2) Üç net soru hazırla

Remote retrospektiflerde soru sayısı arttıkça toplantı dağılır. Üç soru çoğu zaman yeter.

• “Bu Sprint’te iyi giden neydi?”
• “Bizi en çok yavaşlatan şey neydi?”
• “Bunu azaltmak için gelecek Sprint’te tek bir şey deneyecek olsak ne olurdu?”

3) Timebox’ı netleştir

Remote ortamda timebox yazılmazsa konuşma uzar, enerji düşer. O yüzden daha baştan söyleyin: “Toplam 45 dakika. İlk 7 dakika sessiz yazım. Son 10 dakika aksiyon seçimi.” Bu cümle bile toplantıyı disipline eder.

4) Ortak alanı önceden hazırla

Miro/Mural/Google Doc/Notion… hangisi olursa olsun, link hazır olsun. İdeal olan: tek sayfa, üç sütun veya seçtiğiniz tekniğin şablonu.

En büyük remote retro hatası: “Toplantıda açarız” diye başlayıp ilk 10 dakikayı link arayarak harcamak. Enerji daha başlamadan ölür.

Toplantı sırasında: Ritim + görünürlük + net karar

1) Önce sessiz yazdır, sonra konuş

Uzaktan retroda en kritik hamle budur. Sessiz yazım, baskın iki kişinin konuşmayı ele geçirmesini engeller ve sessiz kalanların da veri üretmesini sağlar.

Uygulama: “Şimdi 5 dakika konuşmuyoruz. Herkes iyi gidenleri ve zorlayanları yazar. Sonra birlikte gruplayacağız.”

Sahadan örnek: Bir ekipte remote retro hep “iki kişi konuşuyor” diye şikâyet vardı. Sessiz yazım ekledik, üçüncü retroda “asıl problemimiz deploy değil, Sprint ortası gelen acil talepler” içgörüsü çıktı. Çünkü sessiz kalanlar o acil işleri hep yaşayan taraftı ama konuşmada sıra onlara gelmiyordu.

2) Konuşmayı gruplama ile toparla

Notlar geldikten sonra tek tek okumaya çalışma. Remote’ta bu çok sıkıcı olur. Bunun yerine benzerleri grupla, 2–3 tema çıkar ve “hangisi en çok etki ediyor?” diye oylat.

Bu aşamada hızlı oylama (dot vote) remote’ta harika çalışır. 1–2 dakikalık oylama bile konu seçmeyi kolaylaştırır.

3) Kök nedene kısa bir dalış yap, boğma

Remote ortamda kök neden tartışması uzarsa ekran yorar. O yüzden kısa ve net bir dalış yapın. Şu kalıp çok işe yarar:

• Bu sorun ne zaman ortaya çıkıyor?
• İlk tetikleyici ne?
• Kontrolümüzde olan kısmı ne?

4) Aksiyonları 1–2 ile sınırla

Remote retroda en büyük risk, “madem toplandık 8 aksiyon çıkaralım” hevesidir. Sonra kimse uygulamaz. 1–2 aksiyon, hem gerçekçi hem takip edilebilir olur.

Aksiyon yazarken şu üç şeyi mutlaka netleştirin: sahip (tek isim), ne zaman denenecek (Sprint içinde), başarı nasıl anlaşılacak (ölçü veya gözlem).

Örnek (iyi): “Her gün 16:30’da 15 dakikalık PR review slotu. Sahip: Mehmet. 2 Sprint deniyoruz. Review bekleme süresi 2 günden 1 güne düşerse devam.”

Örnek (kötü): “Daha iyi review yapalım.”

5) Kararları yüksek sesle özetle

Remote’ta insanlar “tam olarak ne karara vardık?”ı daha kolay kaçırır. Bu yüzden toplantının sonunda mutlaka yüksek sesle özetleyin: “Bugün iki karar aldık: Birincisi şu aksiyon, sahibi şu. İkincisi şu aksiyon, sahibi şu. Bir sonraki retroda ilk 5 dakikada bunları kontrol edeceğiz.”

Remote retrospektifi gerçekten güçlendiren küçük detaylar

Kameralar açık mı kapalı mı? Tek doğru yok. Ama şunu gördüm: Kamera zorunluluğu bazı ekiplerde ters teper. Eğer ekip zaten yorgunsa, “kamera aç” baskısı konuşmayı azaltabilir. Benim önerim: ilk 2–3 dakika check-in sırasında kamera açık teşvik edilir, sonra doğal akışa bırakılır. Önemli olan görüntü değil, katılımın adil olmasıdır (sessiz yazım bunu çözer).

“Konuşma sırası” problemi: Remote’ta insanlar araya girmekten çekinir. Kolaylaştırıcı olarak şunu açık söylemek çok işe yarar: “İstersen el kaldır, istersen chat’e yaz; ben sıraya koyacağım.”

Retro’yu “yüksek efor” toplantıya çevirmeyin. Remote ekipler zaten gün boyu ekranda. O yüzden retrospektif, ağır bir terapi seansı gibi değil; net, ritmik ve aksiyon odaklı olmalı. Enerji düşüyorsa, formatı sadeleştirin.

Sahadan bir senaryo: Remote retro nasıl kurtulur?

Bir ekipte retrospektifler sürekli uzuyor ve toplantı sonunda kimse aksiyon almıyordu. İlk müdahalem şu oldu: 7 dakika sessiz yazım, 2 dakika gruplayıp dot vote, 8 dakika kök neden, 10 dakika aksiyon seçimi. Toplam 45 dakikaya indik.

İlk retrodan çıkan tek aksiyon şuydu: “Sprint ortasında gelen acil işleri ‘hızlı lane’ olarak ayırıyoruz ve PO her gün 11:00’de 10 dakikalık triage yapıyor.”

Bir sonraki Sprint’te acil işler bitmedi ama kaos azaldı. Takımın hissi değişti. Bir sonraki retroda artık daha derin şeyler konuşabildik. Çünkü ekip şunu gördü: “Konuşunca gerçekten bir şey değişiyor.”

Remote retroda aradığınız asıl kazanım budur.

Özetlersek