Lessons Learned vs Retrospektif: Fark Nedir?

Giriş

“Lessons learned yaptık mı?” sorusu ile “Retro yaptık mı?” sorusu bazen aynı şeymiş gibi sorulur. Özellikle kurumsal ortamlarda bu iki pratik sık karışır. Çünkü ikisi de geçmişe bakar, ikisi de “ne öğrendik?” diye sorar. Ama amaçları, ritimleri ve en önemlisi çıktıları farklıdır.

Kısaca söylemek gerekirse: Lessons learned daha çok hafıza üretir, retrospektif ise davranış değişikliği üretir. Biri kurumsal öğrenmeyi besler, diğeri takımın bir sonraki döngüde daha iyi çalışmasını sağlar. İkisini doğru yerde kullanınca birbirini tamamlar; karıştırınca da ikisi de zayıflar.

Lessons Learned nedir?

Lessons Learned genellikle bir proje, faz, büyük teslim, incident ya da önemli bir dönüm noktası sonrasında yapılır. Amaç, yaşanan deneyimi “uçup gitmesin” diye yakalamaktır. Yani:

• Ne oldu?
• Neyi iyi yaptık?
• Nerede hata yaptık?
• Bir daha olursa neyi farklı yaparız?
• Başkaları aynı hatayı yapmasın diye hangi dersleri paylaşmalıyız?

Lessons learned’in tipik çıktısı

Dokümante edilmiş dersler, öneriler, riskler, iyi uygulamalar ve bazı durumlarda “gelecek projeler için kontrol listeleri”.

Bu nedenle “yazma” tarafı güçlüdür. Toplantı biter ama asıl değer dokümanda kalır.

Retrospektif nedir?

Retrospektif ise Scrum’ın kısa döngülü öğrenme mekanizmasıdır. Sprint sonunda yapılır ve temel hedef şudur: takımın çalışma biçimini iyileştirmek.

• Bu Sprint’te bizi yavaşlatan neydi?
• Neyi iyi yaptık?
• Neyi değiştirmeliyiz?
• Bir sonraki Sprint’te hangi 1–2 deneyi yapacağız?

Retrospektifin tipik çıktısı

Bir sonraki Sprint’te denenecek somut iyileştirme aksiyonları (ve bunların görünür takibi).

Retrospektifte en kritik şey aksiyon disiplinidir: 1–2 net aksiyon, sahip, takip.

Temel fark: Amaç ve zaman ufku

Lessons learned: “Bu deneyimden ne öğrendik ve bunu organizasyon hafızasına nasıl ekleriz?”

Retrospektif: “Bir sonraki döngüde daha iyi çalışmak için neyi hemen değiştireceğiz?”

Zaman ufku da farklıdır: Lessons learned daha uzun vadeli ve kapsamlıdır. Retrospektif kısa vadeli, küçük ama düzenli iyileştirmeler hedefler.

Katılımcı ve ton farkı

Lessons learned bazen daha geniş katılımla yapılır. Projeye dokunan farklı roller, yöneticiler, bağımlı ekipler, hatta müşteri tarafı bile dahil olabilir. Tonu daha “analiz ve raporlama”ya yakındır.

Retrospektif ise Scrum Team’in iç alanıdır. Çünkü konuşulan şeyler çoğu zaman hassastır: süreç tıkanmaları, iletişim problemleri, kalite alışkanlıkları, rol netliği… Takımın rahat konuşabilmesi için bu alan daha kapalı ve güvenli olmalıdır.

Ne zaman hangisini seçmelisin?

Retrospektif, küçük deneylerle ilerler. “Bir sonraki Sprint’te şunu deniyoruz” dediğin an değer üretmeye başlar.

Lessons learned, “bu projede yaşandı, burada kalsın” dememek için yapılır.

• Sprint içi iyileştirme istiyorsan: Retrospektif
• Proje kapanışı ve kurumsal hafıza istiyorsan: Lessons Learned

Karıştırırsan ne olur?

Retrospektif lessons learned’e dönüşür: toplantı boyunca uzun uzun anlatılır, slayt gibi konuşulur, herkes “ders” çıkarır ama aksiyon seçilmez. Sonraki Sprint’te hiçbir şey değişmez.

Lessons learned retrospektife dönüşür: proje kapanışında “1–2 aksiyon seçelim” denir ama proje bittiği için aksiyonların sahibi ve takibi olmaz. Doküman da çıkmadığı için organizasyon öğrenemez.

Yani ikisini karıştırınca biri de diğerini yapmıyor olursun.

İkisini birlikte kullanmanın en iyi yolu

Sprint bazında düzenli retrospektiflerle küçük iyileştirmeleri sürekli yap; proje bittiğinde veya büyük bir dönüm noktası olduğunda lessons learned ile “büyük resmi” topla ve dokümante et.

İyi ekipler retrospektiflerden çıkan büyük temaları biriktirir. Proje sonunda lessons learned’e girerken zaten elinde “biz bu projede en çok şuralarda zorlandık ve şunları denedik” verisi olur. Lessons learned o zaman çok daha güçlü bir dokümana dönüşür.

Kısa karar rehberi

• “Hemen iyileşmek istiyoruz.” → Retrospektif
• “Bu deneyimi şirkete miras bırakmak istiyoruz.” → Lessons Learned
• “Hem hızlı iyileşelim hem kurumsal hafıza oluşturalım.” → İkisi birlikte